Déclaration de respect de la vie privée à l’égard des données personnelles des élèves, parents ou responsables légaux

Le responsable du traitement des données transmises  est : 

ECOLE OUVERTE, chemin de Strins 6 à 1380 OHAIN - BCE 0408 120 768

Nom de la représentante : Delphine SWEERS

Nom du délégué à la protection des données : Jérôme Vanden Eynde (dpo@felsi.eu)

1.   Pourquoi une déclaration de protection de la vie privée ?

Afin de pouvoir remplir nos missions d’enseignement, l’inscription d’un élève dans notre établissement nous amène à traiter une série de données que vous nous aurez fournies ou qui nous seront communiquées à l’occasion du cursus scolaire. L’intégration de technologies numériques dans ce cursus éducatif engendre également une multiplication des opérations de traitement de nouvelles données pour de nouvelles finalités et impliquent souvent de nouveaux acteurs.

Cette déclaration de respect de la vie privée décrit la manière dont nous gérons les données personnelles que nous collectons via divers moyens tels que formulaires, appels téléphoniques, e-mails et autres communications avec vous.

2.   Que signifie le traitement des données personnelles ?

Une donnée à caractère personnel est toute information permettant directement ou indirectement d’identifier une personne tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou via plusieurs éléments spécifiques propres à l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Le traitement de données se définit comme toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés tels que la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’adaptation ou la modification, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion, l’effacement…

3.   Qui traite vos données ?

Les données personnelles ne sont accessibles et traitées que par les membres de notre personnel. Ceux-ci sont sensibilisés à la confidentialité de ces données, à leur utilisation légitime et précise, ainsi qu’à la sécurité de celles-ci. 

4.   Quel est l’engagement de l’établissement ?

La protection de votre vie privée et de celle de votre enfant est d’une importance capitale. 

Nous traitons vos données en conformité avec toutes les lois applicables concernant la protection des données et de la vie privée, en ce compris le « RGPD » - Règlement Général sur la Protection des Données (EU) 2016/679.

En inscrivant votre enfant dans notre établissement, en accédant au/ou en utilisant le site internet de l’école, en s’enregistrant à un évènement scolaire ou en fournissant d’une quelconque autre manière vos données, vous reconnaissez et acceptez les termes de la présente déclaration de respect de la vie privée, ainsi que les traitements et les transferts de données personnelles conformément à cette déclaration de respect de la vie privée. 

Le traitement sera licite, loyal et légitime. Nous vous expliquons ci-dessous comment nous collectons, utilisons et conservons vos données et quels sont vos droits.

5.   Quelles sont les données personnelles que nous collectons ?

Les données sont collectées pour des finalités déterminées et légitimes. De manière générale, nous utilisons vos données :

• soit sur base de votre consentement ; 

• soit parce que cela est nécessaire à l’exécution de la mission d’enseignement et du contrat de confiance passé entre notre établissement scolaire et les parents en vue de la scolarité de votre enfant ;

• soit en vertu d’une obligation légale ;

• soit parce que leur traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d'une autre personne physique ;

• soit parce que leur traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le·la responsable du traitement.

Les Données Personnelles collectées à votre sujet sont les suivantes : 

• Identification générale et informations de contact

Coordonnées des parents et de l’élève : noms ; adresse ; e-mail et téléphone ; genre ; état matrimonial des parents ; date et lieu de naissance de l’élève ; nationalité ; parcours éducationnel et formation de l’élève ; professions des parents ; composition de famille ; dossiers scolaires et photos. 

• Numéros d’identification émis par les autorités gouvernementales

Numéro de passeport ou de carte d’identité ou de registre national.

• Informations financières 

Numéro de compte bancaire et autres informations financières de type attestation CPAS.

• Informations médicales

Allergies éventuelles, maladies, possible handicap, éventuels problèmes physiques, traitements médicamenteux…

• Informations nous permettant d’exercer nos missions d’enseignement ou liées à notre projet pédagogique ou d’école

Données personnelles à transmettre dans le cadre de l’organisation d’activités scolaires de manière générale, de voyages extérieurs, d’activités culturelles ou sportives dans le cadre des cours ou toute autre participation ou intérêt dans une organisation scolaire ; assurance(s) que vous auriez souscrite(s) ; souscription aux services offerts par l’école. 

6.   Quelles sont les finalités que nous poursuivons ? 

Les finalités peuvent être classifiées dans les catégories suivantes : 

• GESTION ADMINISTRATIVE : en vertu des dispositions légales, nous devons, dans le cadre du subventionnement de notre établissement mais également dans le cadre du financement de la Communauté française, communiquer certaines données personnelles de nos élèves et de leurs parents à la Communauté Française. Ce transfert se fait à l’aide d’une interface informatique sécurisée. Nous devons également transférer certaines données à la Communauté Française dans le cadre du contrôle de l’obligation scolaire.

• GESTION PÉDAGOGIQUE ET MISSIONS D’ENSEIGNEMENT : la gestion de la scolarité de votre enfant nous amène à devoir gérer en interne des informations scolaires, voire communiquer certaines données personnelles à des tiers et par exemple les communiquer à d’autres écoles en cas de changement d’établissement. Il s’agit souvent des coordonnées de base, à savoir : nom, prénom et coordonnées de contact. 

• SOINS MÉDICAUX : les données personnelles à caractère médical récoltées sont uniquement utilisées dans le but de protéger l’intérêt vital de l’élève et afin de lui apporter les soins médicaux éventuels.

Nous utilisons aussi vos données pour vous contacter en lien avec la scolarité de votre enfant et pour traiter avec vous les différents aspects de la vie scolaire de votre enfant : courriers, factures, assurances…

7.   Avec qui partage-t-on vos données personnelles ?

Les données visées ci-dessus peuvent être transférées à des tiers et ce à des fins non commerciales et strictement limitées au bon suivi de la scolarité de votre enfant ; par exemple : location de livres, achat de repas, lieu de stages, excursions…

Vos coordonnées ainsi que celles de votre enfant peuvent donc être transmises :

• au CPMS (Centre Psycho-Médico-Social) d’Uccle et au PSE (Promotion de la Santé à l’Ecole) de Braine-l’Alleud avec lesquels notre école a conventionné ;

• à l’ASBL Scolares, développeur de Proéco5, logiciel de gestion des élèves ;

• à Visma Group, développeur de Yuki, logiciel de gestion comptable ;

• à l’ASBL “Les Amis de l’Ecole Ouverte, ASBL de soutien aux activités de l’école.

En outre, afin de garantir le fonctionnement de l’école, certaines de vos données sont également transmises ou utilisées par la plateforme Google for Education pour l'École Ouverte.

8.   Quelle est la base légale de traitement ?

L’intérêt légitime poursuivi par notre établissement est bien entendu sa mission d’enseignement.

La collecte de la majorité des données se fonde sur le respect d’une disposition légale ou sur l’exécution d’un contrat. 

Le traitement des autres données doit être obtenu suite à un consentement. Ce dernier peut être retiré à tout moment par la personne concernée (sans que cela ne compromette la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait) par mail au secrétariat de l’école : secretariat@ecole-ouverte.be.

9.   Qu’en est-il du droit à l’image ?

Dans le cadre d’activités pédagogiques, des vidéos ou des photos de votre enfant peuvent être réalisées ou prises. Ces vidéos et photographies sont utilisées uniquement dans un cadre pédagogique ou de formation. Et dans ce cadre, les élèves ne sont jamais nommés. S’ils sont présents sur une photo postée sur les réseaux sociaux de l’école, ils ne sont pas reconnaissables. Par l’acceptation de faire partie d’un groupe Whatsapp de classe, vous acceptez que des photos de votre enfant y soient envoyées.

Enfin, il faut préciser que notre projet échappe à tout intérêt commercial et n’est lié à aucun apport de type publicitaire.

10.   Quels sont vos droits ?

Dans le cadre du traitement de vos données ou de celles de votre enfant, vous disposez des droits suivants : 

• le droit de savoir comment et sur quelle base légale vos informations personnelles sont traitées (c’est l’objet de cet avis) ;

• le droit de consulter vos données telles qu’elles sont conservées au sein de notre école et d’en obtenir une copie ;

• le droit de modifier, compléter ou rectifier vos données via un mail au secrétariat de l’école : secretariat@ecole-ouverte.be ;

• le droit de supprimer vos données personnelles, dans les cas limités suivants : 

• lorsque vous retirez votre consentement concernant leur traitement ;

• lorsque vos données ne sont plus nécessaires ;

• lorsque la raison du traitement de vos données n'est plus d'application.

• le droit à la portabilité des données, pour autant que les conditions légales pour cela soient remplies ;

• le droit de retirer votre consentement à la conservation ou au traitement futur de vos données,  ce retrait ne rend pas le traitement précédemment effectué illégal ;

• le droit de déposer plainte auprès de l’autorité de contrôle à l’adresse suivante : 

Autorité de protection des données

Rue de la Presse 35

1000 Bruxelles

contact@gdp-gba.be 

Tél.: +32(0)2 274 48 00

www.autoriteprotectiondonnees.be 

11.    Combien de temps conservons-nous vos données ?

Les données personnelles que vous nous avez confiées sont conservées aussi longtemps que votre enfant est scolarisé dans notre établissement scolaire. Cependant, les règles relatives à la conservation des archives applicables à certains documents scolaires peuvent justifier une durée plus longue de conservation. 

Les données récoltées au sein des logiciels sur la base du consentement obtenu suite à l’approbation du Règlement d’Ordre Intérieur (ROI) sont conservées jusqu’à la fin de la scolarité de l’élève. 

Les données financières recueillies sont, quant à elles, conservées durant 10 ans conformément aux dispositions légales notamment en matière de contrôle financier. 

12.     Comment est assurée la sécurité ?

Notre établissement scolaire prend les mesures techniques, physiques, légales et organisationnelles appropriées qui sont en conformité avec les lois en matière de vie privée et de protection des données applicables. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sûre (par exemple, si vous avez l’impression que la sécurité de vos données personnelles pourrait avoir été compromise), vous avez l’obligation de nous en avertir immédiatement.

Les fiches d’inscription de l’élève sont conservées et traitées en toute confidentialité et ne sont transmises qu‘en vertu d’une obligation légale ou, en cas de nécessité, à des secours d’urgence.

Quand notre établissement fournit des données personnelles à un partenaire, le fournisseur de services est sélectionné attentivement et doit utiliser les mesures appropriées pour garantir la confidentialité et la sécurité des données personnelles.